I fattori critici di successo.
Uno dei fattori chiave di un evento di successo è la sinergia tra la struttura tecnologica e quella organizzativa. L’evento, completamente digitale o ibrido, è un processo organizzativo e tecnologico dove tutti i protagonisti devono procedere in perfetta armonia. Dal momento dell’iscrizione al follow-up, tutto deve procedere sincronizzato con il programma e con le aspettative dei partecipanti, degli ospiti e degli sponsor.
la piattaforma digitale.
La piattaforma digitale deve possedere funzionalità e flessibilità tali da rispondere anche ad esigenze uniche: ogni evento è di fatto “un evento unico”. Dalla semplice diretta per il lancio di un prodotto o un convegno fino ad un ambiente più complesso come una fiera con molti espositori, ospiti, eventi e iniziative contemporanee. Di più: deve offrire più servizi che l’evento reale, dalle possibilità di contatto e relazione alla raccolta di materiale informativo, fino alle attività di promozione.
La navigazione dell’evento sul device.
Navigare da un device un evento è completamente differente da una visita in presenza: percorrere con i propri piedi i corridoi è a volte faticoso ma naturale; percorrere un evento da un PC/Mac o da mobile simulando il contesto reale (percorsi immersivi), per quanto suggestivo chiede un tipo di orientamento faticoso, un tempo inaccettabile in rete e un numero di clic elevato. La visita e l’esperienza utente devono rispettare le regole della navigazione i rete: devono essere semplice, intuitive, veloci e ingaggianti.
Il marketing e il reporting
Non è solo la promozione dell’evento, ma sono gli strumenti espositivi e comunicazionali che possono essere utilizzati durante l’evento: materiale informativo, contatti diretti via chat, networking, call in diretta streaming semplici e attivabili ovunque, video interattivi, engagement attraverso gaming, video, survey, direct mailing, ecc. In altre parole, il format digitale deve offrire di più dell’evento fisico e deve farlo con immediatezza e semplicità. Deve attrarre più visitatori e fornire agli organizzatori e agli sponsor più informazioni e tracking delle visite.
Cambiamenti climatici, riduzione costi e servizi digitali green.
Non vi è alcun dubbio che l’utilizzo delle tecnologie digitali porti ad una forte riduzione delle emissioni e dei costi dovuti agli spostamenti e al tempo impiegato per partecipare ad un evento, ma deve anche essere l’occasione per produrre nuove opportunità per tutti gli attori in gioco. La piattaforma deve essere compliant sia nelle modalità d’uso che nelle certificazioni ambientali. Il know-how, le funzionalità e l’organizzazione devono essere capaci di aumentare il numero di adesioni, produrre nuovo business e nuove attività tecniche e commerciali a basso impatto o a impatto zero.
Infine, GDPR e privacy devono essere completamente assicurati.
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PROMOTION AWARDS 5 marzo 2021
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Progetto: Promotion Awards è il premio a cadenza annuale per valorizzare le best practice e premiare i risultati più importanti per diffondere la cultura del marketing di relazione.
Obiettivi: collegare in tempo reale circa 300 spettatori e diretta con oltre 20 premiati e ospiti in studio in rapida successione con registrazione dell’evento. Realizzazione: iscrizione e registrazione dei partecipanti, prove tecniche di regia, welcome page con informazioni e materiale promozionale, video, sponsor. Diretta con i premiati in collegamento dai loro uffici e con gli ospiti in studio. Monitoraggio e assistenza applicativa in tempo reale. Chat interattiva. registrazione dell’evento per uso promozionale e social. Reminder automatici con info e orari evento. Responsive Design. Fruizione da tutti i device, da mobile e da App. Per ottenere questi risultati, occorre una piattaforma digitale con funzionalità superiori e semplicità di utilizzo assolute. TEVECO Cloud è l’ecosistema digitale interamente italiano per ottenere molto di più dal tuo evento.
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DIRETTA “TOUCH” 2020
Progetto: CONVEGNO TOUCH – DRIVE TO STORE in Fiera Milano.
Obiettivi: creare un ambiente digitale dove poter fruire di tutti i servizi tipici di fiere ed eventi con ospiti e pubblico sia in presenza che in streaming. Previsti circa 400 partecipanti. Realizzazione: metodo di iscrizione diretta sia online che alla reception (senza passare da altre applicazioni come es. Evenbrite). Diretta dell’evento con ospiti e sponsor sia in presenza che in streaming, chat interattiva durante l’evento e networking. Welcome Page con diretta evento, video promo introduttivo e stand virtuali allestiti con: logo, materiale di comunicazione, video, gaming interattivi, chat, video-chat per call in tempo reale tra sponsor e visitatori e matching. Reporting: partecipanti all’evento, tracking dettagliato visite agli stand. Messaggistica e networking tra i partecipanti. Profili personali social con con foto e info. Monitoraggio e assistenza applicativa in tempo reale. Chat interattiva. Agenda evento condivisa e sempre aggiornata con reminder automatici. Responsive Design: fruizione da tutti i device, da mobile e da App. Registrazione dell’evento per uso promozionale e social.
